1. Erste Einrichtung

1. Als Admin anmelden und unter System → Starttermin den tatsächlichen Beginn des Reinigungsbetriebs speichern.
2. Unter Mitarbeiter alle Personen mit passender Rolle und persönlicher PIN anlegen.
3. Unter Aufgaben die benötigten Reinigungsarbeiten samt Beschreibung erfassen oder prüfen.
4. Unter Reinigungspläne einen Plan anlegen, öffnen und über Bearbeiten Aufgaben und Mitarbeiter zuordnen.
5. Den Plan von Entwurf auf Öffentlich stellen und speichern. Danach können die zuständigen Personen ihre Arbeiten sehen.
6. Nach einem Test-Check-in unter Berichte kontrollieren, ob Zeitstempel und Unterschrift angezeigt werden.

2. Anmeldung und Berechtigungen

Auf der Anmeldeseite die persönliche PIN eingeben und auf Anmelden klicken. Der Reinigungsmanager erkennt das zugehörige Konto automatisch.

Über Abmelden wird die aktuelle Anmeldung beendet. Ein Konto mit der Rolle Admin ist nicht automatisch eine normale Reinigungskraft.

3. Mitarbeiter verwalten und PIN ändern

1. Links Mitarbeiter öffnen und Person hinzufügen wählen.
2. Name, Rolle (Mitarbeiter, Vorgesetzter oder Admin) und eine eindeutige persönliche PIN mit 4–8 Ziffern eintragen.
3. Zum Bearbeiten in der Personenkarte das Drei-Punkte-Menü → Bearbeiten öffnen.
4. Eine neue PIN eintragen, um sie zu ersetzen. Bei normalen Personenkonten kann das PIN-Feld beim Bearbeiten leer bleiben, um die bisherige PIN zu behalten.
5. Für das ursprüngliche Admin-Konto müssen beim PIN-Wechsel zusätzlich die bisherige PIN und die Bestätigung eingegeben werden.

4. Aufgaben und Plangruppen anlegen

Unter Aufgaben legst du einen Standard an, der anschließend in Reinigungsplänen verwendet werden kann. Eine Aufgabe besteht aus Aufgabenname, öffentlichem Namen bzw. Ergebnis und Beschreibung.

Über das Drei-Punkte-Menü kannst du Aufgaben bearbeiten oder löschen. Plangruppen ordnen Pläne beispielsweise den Bereichen Büro, Halle oder Außenbereich zu.

5. Reinigungspläne erstellen, zuweisen und veröffentlichen

1. Unter Reinigungspläne → Plan erstellen einen Namen, Bereich und die Häufigkeit wählen. Neue Pläne beginnen als Entwurf.
2. Den Plan öffnen und auf Bearbeiten klicken. Dort Beschreibung, Häufigkeit, Gruppe und Aufgaben festlegen.
3. Bei jeder Aufgabe unter Aufgabenzuweisung einen oder mehrere zuständige Mitarbeiter auswählen.
4. Als Öffentlich speichern, wenn die Reinigung beginnen soll. Ein Entwurf wird Mitarbeitern nicht angezeigt und nicht als verpasst bewertet.

6. Reinigungen erledigen und unterschreiben

1. Mit dem eigenen Mitarbeiter- oder Vorgesetztenkonto anmelden; Vorgesetzte wählen Reinigung.
2. Die passende Ansicht Heute, Diese Woche oder Quartal öffnen.
3. Die Aufgabe durchführen und bei Bedarf eine Bemerkung hinterlassen.
4. Arbeit erledigt auswählen und im angezeigten Unterschriftenfeld mit Maus, Finger oder Stift unterschreiben.
5. Erst die Bestätigung speichert die Erledigung zusammen mit Name, Zeitpunkt, Bemerkung und Unterschrift.

7. Dashboard und Kennzahlen verstehen

In Übersicht wählst du Täglich, Wöchentlich (KW) oder Quartalsweise. Der Mitarbeiterfilter zeigt bei Auswahl einer Person deren Aufgaben; ohne Filter werden alle veröffentlichten Aufgaben ausgewertet.

• Grün: Erledigt. Rot: Verpasst. Orange: Noch offen oder teilweise erledigt. Grau: Nicht geplant.
• Zusammenfassung: Abgeschlossene im Verhältnis zu erwarteten Check-ins je Zeitraum und gesamt.
• Erfüllungsgrad: Anteil erledigter erwarteter Check-ins.
• Team-Beteiligung: Anzahl der Personen mit dokumentierter Beteiligung.
• Plan-Abdeckung: Anzahl tatsächlich genutzter Pläne im Vergleich zu relevanten Plänen.
• Erfüllungsverlauf, Audit-Risiken und Status-Verteilung: grafische Auswertungen der vorhandenen Nachweise.

8. Reinigungsberichte mit Unterschriften

1. Links Berichte öffnen.
2. Zwischen Täglich, Wöchentlich (KW) und Quartalsweise wählen.
3. Kalenderwoche bzw. Quartal auswählen und die gewünschten Reinigungspläne oder einzelnen Aufgaben per Auswahlfeld markieren.
4. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch. Sie enthält unter anderem Status, Mitarbeiter, Erledigungszeitpunkt, Bemerkung und vorhandene Unterschrift.
5. Mit Drucken / Als PDF speichern den Druckdialog öffnen. Für eine PDF-Datei dort das Ziel „Als PDF speichern“ auswählen.

9. Starttermin festlegen oder ändern

1. Als Admin zu System → Starttermin wechseln.
2. Den Beginn des tatsächlichen Reinigungsbetriebs auswählen und auf Starttermin speichern klicken.
3. Alle Tage davor bleiben „Nicht geplant“; die Auswertung für Wochen und Quartale berücksichtigt die KW bzw. das Quartal, in dem der Start liegt.

Ein geänderter Starttermin verändert die Bewertung in der Anzeige, aber löscht keine bestehenden Nachweise.

10. Reinigungsnachweise gezielt zurücksetzen

1. Als Admin System → Daten zurücksetzen öffnen.
2. Tage, Wochen (KW), Quartale oder Alles auswählen.
3. Bei einem Zeitraum die Grenzen Von und Bis festlegen. Die Vorschau zeigt die Zahl betroffener Abschlüsse und Unterschriften.
4. Bei Bedarf Sicherung herunterladen verwenden. Das erzeugt eine JSON-Datei der Reinigungsnachweise.
5. Die Löschung ausdrücklich bestätigen. Nur ausgewählte Erledigungen, Bemerkungen und Unterschriften werden gelöscht.

11. Häufige Fragen und Lösungen

Warum sehe ich keine Aufgabe? Prüfe, ob der Plan „Öffentlich“ ist, die Aufgabe der Person zugeordnet wurde, die richtige Häufigkeit geöffnet ist und der Starttermin bereits erreicht wurde.

Warum steht „Nicht geplant“? Möglich sind Wochenenden bei täglichen Reinigungen, nicht veröffentlichte Pläne, zukünftige Zeiträume oder Zeiträume vor dem Starttermin.

Warum fehlt eine Unterschrift im Bericht? Prüfe, ob die Erledigung mit Unterschrift abgeschlossen wurde und ob im Bericht der richtige Zeitraum und die richtige Aufgabe ausgewählt sind.

Was tun bei einer falschen PIN? Bitte eine berechtigte Admin-Person ansprechen, damit der Zugang geprüft und gegebenenfalls die PIN neu gesetzt wird.